sábado, 12 de setembro de 2009

Os Dez Mandamentos do E-Mail

O texto a seguir é uma tradução livre e adaptação de Renzo Oswald de uma primeira versão dos chamados “The Ten Commandments of E-Mail” publicados no volume de março de 1999 da Harvard Communications Update da H B S Publishing, de Massachusetts, EUA.


1. Não acumule e-mails
Você pode escolher. Leia os títulos e apague tudo o que você não precisa saber ou providenciar. Você pode ignorar um e-mail da mesma forma que ignoraria uma carta ou uma mensagem na secretária eletrônica.
Quando for enviar mensagens lembre-se de que elas devem ser curtas e informais. O titulo deve corresponder ao conteúdo do texto. Títulos de mais de 10 palavras também devem ser eliminados a qualquer custo. Além disso, elas não substituem uma ligação telefônica. Responda ao e-mail em 24 horas no máximo. Se não for possível acuse recebimento e comunique o prazo de resposta.


2. Não abuse dos anexos
Este mandamento é um recado direto a quem usa os anexos. O gasto de tempo e energia com a tentativa de envio de arquivos que depois se revelam incompatíveis ou simplesmente são transmitidos com erro não compensa. Melhor enviar em formato PDF. No ambiente corporativo, a melhor saída é o uso de um ponto de intranet para armazenamento e download de documentos. Quando você receber um e-mail com anexos, cuidado ao abrir arquivos de origem desconhecida, principalmente se forem zipados, para evitar problemas de contaminação por vírus.
Antes de enviar um arquivo “pesado” peça a permissão: se atualmente as caixas postais que agüentam até 100Mo não são raras, muitas conexões continuam com linha discada sem banda larga na América Latina. Descarregar um arquivo pesado pode travar o computador.


3. Conte até 10 antes de enviar um e-mail...
Não envie e-mail quando você estiver cansado ou aborrecido. Um e-mail pode facilmente ganhar um tom rude, zangado ou crítico e vai levar muito tempo para se desfazer o estrago. Encare o e-mail como uma carta ou um telefonema; espere um momento mais calmo para responder.


4. Nada substitui o contato direto.

Nunca substitua um encontro pessoal por um e-mail, especialmente em ocasiões críticas ou especiais como por exemplo para repreender, recompensar ou demitir alguém. Lembre-se também que mensagens extraviadas podem gerar confusão, especialmente se forem de natureza pessoal.


5. Melhor prevenir do que remediar.
Aproveite o ganho de tempo oferecido pelo seu programa de e-mail, atualizando o seu address book. E não utilizando o recurso Responder para achar um endereço. Nunca se sabe quando você terá que entrar em contato novamente com uma pessoa, por isso escreva claramente o assunto do correio. Melhor enviar 10 e-mails cada um com um assunto do que uma mensagem com 10 assuntos.


6. Quebre a corrente...e as comunicações inúteis
Correntes de e-mail além de serem desagradáveis, são proibidas em muitas redes corporativas. Retransmitir piadas e correntes e entupir a caixa postal alheia com bobagens sem importância também não é aceitável e certamente causará incômodo. Só utilize o recurso “responder a todos” quando o assunto é realmente de interesse geral!


7. Boatos, fofocas intrigas e rumores.
Não passe adiante fofocas sobre pessoas. O e-mail pode ser repassado para a pessoa errada, ou pior ainda, para a pessoa que é o assunto do recado. O e-mail, além de ter a incômoda capacidade de ser ressuscitado, pode ser usado contra você em situações extremamente delicadas.


8. Não faça aos outros o que não gostaria que fizessem a você.

Evite o envio de e-mails com conteúdo que pode incomodar as pessoas: insultos, pornografia, propósitos racistas ou discriminantes, etc. Você diria o recado em pessoa? Se a resposta for não, então não use o email.


9. Capacidade de informação não de comunicação.
Lembre-se de que existe uma hierarquia na forma de comunicação. Em primeiro lugar está o encontro cara-a-cara, depois as ligações telefônicas, depois o correio de voz e por último o e-mail. Encontros pessoais produzem o maior efeito e o e-mail tem a menor capacidade de comunicação. Já é difícil se comunicar com sucesso nas melhores condições possíveis. Se for necessário transmitir uma mensagem importante, e não conseguir um encontro pessoal, então use o telefone ou deixe uma mensagem no correio de voz. Em último caso utilize o e-mail.


10. Escritura informal.
Se for para ser perfeito não use o e-mail. A pontuação, ortografia, gramática e formatação costumam desaparecer misteriosamente. Melhor escrever sem acentos, pontuação e signos particulares para que o destinatário receba uma mensagem legível e não algo assim: 1%utilza$%a#o do e&mail...”Se a mensagem não puder conter erros envie-a por outro meio de comunicação.
A ausência de cerimônia não dispensa tratamentos de respeito e cortesia. Ao iniciar um texto, por exemplo, é de bom-tom referir-se sempre ao destinatário pelo nome, em vez de despejar direto as informações. Para despedir-se, ao final da redação, usar um” atenciosamente ou “cordialmente”, tradicionais de cartas e fax, é mais elegante, etc.
Finalmente o e-mail é um método de informar os outros de forma rápida e econômica. Como todas novidades necessita um tempo de adaptação. Seguindo os mandamentos acima será fácil facilitar a vida e facilitar a vida de nossos correspondentes. A cada vez o bom senso e o senso de disciplina devem prevalecer.



Bom proveito !